• Provide comprehensive administrative support to the Managing Director and Directors
• Manage scheduling, planning, and coordinating meetings and events
• Prepare and edit correspondence, reports, and presentations
• Liaise with internal and external stakeholders on behalf of the Managing Director
• Handle confidential information with discretion
• Manage travel arrangements and itineraries
• Ensure smooth operation of the office on a day-to-day basis
• Assisting Directors in recruiting, interviewing, and employment contract administration
• Maintaining accurate records and filing both electronically and on paper
• Assist in special projects as required

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• A degree in Business Administration or relevant field
• Proven experience in an Management Assistant role
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong organizational skills with the ability to prioritize
• Ability to work under pressure and manage stress
• Proficiency in MS Office Suite
• Strong problem-solving skills
• High level of discretion and confidentiality
• Fluent in German and English

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Einkauf & Lieferkettenkoordination

• Beschaffung von Rohstoffen einschließlich Importen unter Einhaltung von GMP- und technischen Spezifikationen
• Sicherstellung eines termingerechten Einkaufs im Einklang mit Auftragsabwicklung und Produktionsplänen
• Führen von Preisverhandlungen mit Lieferanten unter Wahrung der Qualitäts- und GMP-Anforderungen
• Identifikation von Bündelungspotenzialen zur Nutzung von Mengennachlässen und besseren Konditionen
• Implementierung und Überwachung von Mindestbeständen sowie automatisierten Bestellauslösern in Zusammenarbeit mit dem Lager
• Erstellung und Nachverfolgung von Angebotsanfragen (RFQs) bei mehreren Lieferanten zur Sicherung wettbewerbsfähiger Preise und Lieferzeiten
• Pflege aktueller und präziser Lieferanten- und Artikeldaten im Einkaufssystem
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Qualität, Produktion und Vertrieb zur Sicherstellung aller technischen und regulatorischen Anforderungen im Einkauf

GMP-konforme Beschaffung

• Sicherstellung einer GMP-konformen Dokumentation der Beschaffungsaktivitäten, insbesondere der Rückverfolgbarkeit aller Materialien und Dienstleistungen
• Pflege auditfähiger Einkaufsunterlagen zur Vorbereitung auf interne und externe Audits
• Unterstützung bei der Integration der Einkaufsprozesse in ERP- und Qualitätsmanagementsysteme unter Berücksichtigung regulatorischer Vorgaben

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Anforderungsprofil:

• Nachgewiesene Berufserfahrung im Einkauf oder in der Lieferkette, idealerweise in GMP-regulierten Branchen (Pharma, Biotech, Medizintechnik, Lebensmittel usw.)
• Sicherer Umgang mit Einkaufs- oder ERP-Systemen (z. B. Odoo, SAP, DATEV oder vergleichbar)
• Ausgeprägte Verhandlungs-, Kommunikations- und Lieferantenmanagementfähigkeiten
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und Datenanalyse
• Sehr gutes Verständnis der EU-GMP-Vorgaben, insbesondere in Bezug auf Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und Beschaffung
• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Einkauf, Supply Chain Management oder vergleichbar; eine entsprechende Weiterbildung im Einkauf ist von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse erwünscht

Purchasing & Supply Chain Coordination

• Handle the procurement of raw materials, including imports, ensuring compliance with GMP and technical specifications.
• Ensure timely purchasing aligned with sales order fulfillment schedules and production timelines.
• Lead cost negotiations with suppliers while maintaining material quality and adherence to GMP requirements.
• Identify opportunities to consolidate orders for volume discounts and improved supplier terms.
• Implement and monitor stock level thresholds and automatic reorder triggers in collaboration with inventory management.
• Issue RFQs (Requests for Quotation) to multiple suppliers and follow up to secure competitive pricing and delivery timelines.
• Maintain accurate and up-to-date supplier and item master data in the purchasing system.
• Collaborate closely with Quality, Production, and Commercial teams to ensure all technical and regulatory purchasing specifications are met.

GMP-Focused Purchasing Compliance

• Ensure procurement activities follow GMP-compliant documentation standards, including traceability of all materials and services.
• Maintain audit-ready purchasing records for internal and external inspections.
• Support the integration of purchasing processes into ERP and quality management systems, ensuring regulatory alignment.

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• Proven experience in purchasing or supply chain roles, ideally within GMP-regulated industries (e.g., pharma, biotech, medtech, food).
• Proficiency in purchasing or ERP software (e.g., Odoo, SAP, DATEV, or similar).
• Strong negotiation, communication, and supplier management skills.
• Advanced skills in Excel and data analysis.
• Solid understanding of EU GMP standards, especially as they relate to documentation, traceability, and procurement.
• Degree in Business, Procurement, Supply Chain Management, or a related field preferred; certification in purchasing is a plus.
• Fluent in German; strong English skills highly desired.

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• Verstärkung unserer Outbound-Verkaufsbemühungen, um Kundeninteresse zu wecken und Produkt-und technisches Wissen zu vermitteln
• Bereitstellung eines hohen Niveaus an Kundenkommunikation und technischer Unterstützung vordem Verkauf, um die Produktakzeptanz bei neuen und bestehenden Kunden zufördern
• Beantwortung und Bearbeitung aller eingehenden Anfragen per E-Mail und Telefon, freundliche,professionelle und zeitnahe Erledigung der Anfragen
• Protokollieren, Verfolgen und Nachverfolgen von Kundeninteraktionen
• Aufbau und Entwicklung eines eigenen Kundenstammes
• Koordinieren Sie sich mit internen und externen technischen Ressourcen, um spezifische Kundenanfragen, Anwendungen und die rechtzeitige Lösung vonWorkflow-Herausforderungen zu unterstützen

• Sie verfügen überfließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie sind sicher inder Anwendung der gängigen MS-Office-Programme
• Sie arbeiten selbständig, strukturiert und sorgfältig
• Sie kommunizieren gern und haben Freude an der Arbeit im Team
• Sie bringen einehohe Servicementalität mit
• Gute Präsentationsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick
• Master oder höherer Abschluss in Naturwissenschaften mit Schwerpunkt Biowissenschaften