Unterstützung bei der Personalbeschaffung: Unterstützung des Einstellungsprozesses, einschließlich Stellenausschreibungen, Sichtung von Lebensläufen, Koordinierung von Vorstellungsgesprächen und Durchführung von Referenzprüfungen. Pflege von Bewerberdatenbanken und Verfolgung von Einstellungskennzahlen.

Einarbeitung

Erleichterung des Einführungsprozesses für neue Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung von Angebotsschreiben, Arbeitsverträgen und der Koordinierung von Orientierungsprogrammen. Sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen ausgefüllt und ordnungsgemäß abgelegt werden.

Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Pflegen und aktualisieren Sie die Mitarbeiterdaten, einschließlich persönlicher Daten, Arbeitsverträgen und Informationen zu Sozialleistungen. Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (z. B. GDPR).

Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen

Unterstützung bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung durch Bereitstellung relevanter Daten wie Abwesenheiten, Boni und Urlaub. Unterstützung bei der Verwaltung von Sozialleistungsprogrammen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen Vergünstigungen des Unternehmens.

Umsetzung von HR-Richtlinien

Mithilfe bei der Entwicklung, Umsetzung und Kommunikation von Personalrichtlinien und -verfahren. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter über die Personalrichtlinien informiert sind und beantworten Anfragen zu personalbezogenen Themen. Mitarbeiterbeziehungen: Dienen Sie als Ansprechpartner für Mitarbeiteranfragen und -anliegen und sorgen Sie für eine zeitnahe und effektive Lösung. Unterstützung des HR-Teams bei der Organisation von Aktivitäten und Veranstaltungen zur Mitarbeiterbindung.

HR-Berichterstattung

Erstellung und Pflege regelmäßiger HR-Berichte, z. B. über Mitarbeiterzahlen, Fluktuationsraten und andere HR-Kennzahlen. Mithilfe bei HR-Audits und Compliance-Prüfungen.

Allgemeine administrative Unterstützung

Administrative Unterstützung des Unternehmens, einschließlich der Planung von Besprechungen, der Vorbereitung von Korrespondenz und des Umgangs mit vertraulichen Informationen. Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Personalbetrieb zu gewährleisten.‍

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• Provide comprehensive administrative support to the Managing Director and Directors
• Manage scheduling, planning, and coordinating meetings and events
• Prepare and edit correspondence, reports, and presentations
• Liaise with internal and external stakeholders on behalf of the Managing Director
• Handle confidential information with discretion
• Manage travel arrangements and itineraries
• Ensure smooth operation of the office on a day-to-day basis
• Assisting Directors in recruiting, interviewing, and employment contract administration
• Maintaining accurate records and filing both electronically and on paper
• Assist in special projects as required

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• A degree in Business Administration or relevant field
• Proven experience in an Management Assistant role
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong organizational skills with the ability to prioritize
• Ability to work under pressure and manage stress
• Proficiency in MS Office Suite
• Strong problem-solving skills
• High level of discretion and confidentiality
• Fluent in German and English

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Einkauf & Lieferkettenkoordination

• Beschaffung von Rohstoffen einschließlich Importen unter Einhaltung von GMP- und technischen Spezifikationen
• Sicherstellung eines termingerechten Einkaufs im Einklang mit Auftragsabwicklung und Produktionsplänen
• Führen von Preisverhandlungen mit Lieferanten unter Wahrung der Qualitäts- und GMP-Anforderungen
• Identifikation von Bündelungspotenzialen zur Nutzung von Mengennachlässen und besseren Konditionen
• Implementierung und Überwachung von Mindestbeständen sowie automatisierten Bestellauslösern in Zusammenarbeit mit dem Lager
• Erstellung und Nachverfolgung von Angebotsanfragen (RFQs) bei mehreren Lieferanten zur Sicherung wettbewerbsfähiger Preise und Lieferzeiten
• Pflege aktueller und präziser Lieferanten- und Artikeldaten im Einkaufssystem
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Qualität, Produktion und Vertrieb zur Sicherstellung aller technischen und regulatorischen Anforderungen im Einkauf

GMP-konforme Beschaffung

• Sicherstellung einer GMP-konformen Dokumentation der Beschaffungsaktivitäten, insbesondere der Rückverfolgbarkeit aller Materialien und Dienstleistungen
• Pflege auditfähiger Einkaufsunterlagen zur Vorbereitung auf interne und externe Audits
• Unterstützung bei der Integration der Einkaufsprozesse in ERP- und Qualitätsmanagementsysteme unter Berücksichtigung regulatorischer Vorgaben

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Anforderungsprofil:

• Nachgewiesene Berufserfahrung im Einkauf oder in der Lieferkette, idealerweise in GMP-regulierten Branchen (Pharma, Biotech, Medizintechnik, Lebensmittel usw.)
• Sicherer Umgang mit Einkaufs- oder ERP-Systemen (z. B. Odoo, SAP, DATEV oder vergleichbar)
• Ausgeprägte Verhandlungs-, Kommunikations- und Lieferantenmanagementfähigkeiten
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und Datenanalyse
• Sehr gutes Verständnis der EU-GMP-Vorgaben, insbesondere in Bezug auf Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und Beschaffung
• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Einkauf, Supply Chain Management oder vergleichbar; eine entsprechende Weiterbildung im Einkauf ist von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse erwünscht

Purchasing & Supply Chain Coordination

• Handle the procurement of raw materials, including imports, ensuring compliance with GMP and technical specifications.
• Ensure timely purchasing aligned with sales order fulfillment schedules and production timelines.
• Lead cost negotiations with suppliers while maintaining material quality and adherence to GMP requirements.
• Identify opportunities to consolidate orders for volume discounts and improved supplier terms.
• Implement and monitor stock level thresholds and automatic reorder triggers in collaboration with inventory management.
• Issue RFQs (Requests for Quotation) to multiple suppliers and follow up to secure competitive pricing and delivery timelines.
• Maintain accurate and up-to-date supplier and item master data in the purchasing system.
• Collaborate closely with Quality, Production, and Commercial teams to ensure all technical and regulatory purchasing specifications are met.

GMP-Focused Purchasing Compliance

• Ensure procurement activities follow GMP-compliant documentation standards, including traceability of all materials and services.
• Maintain audit-ready purchasing records for internal and external inspections.
• Support the integration of purchasing processes into ERP and quality management systems, ensuring regulatory alignment.

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• Proven experience in purchasing or supply chain roles, ideally within GMP-regulated industries (e.g., pharma, biotech, medtech, food).
• Proficiency in purchasing or ERP software (e.g., Odoo, SAP, DATEV, or similar).
• Strong negotiation, communication, and supplier management skills.
• Advanced skills in Excel and data analysis.
• Solid understanding of EU GMP standards, especially as they relate to documentation, traceability, and procurement.
• Degree in Business, Procurement, Supply Chain Management, or a related field preferred; certification in purchasing is a plus.
• Fluent in German; strong English skills highly desired.

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• Verstärkung unserer Outbound-Verkaufsbemühungen, um Kundeninteresse zu wecken und Produkt-und technisches Wissen zu vermitteln
• Bereitstellung eines hohen Niveaus an Kundenkommunikation und technischer Unterstützung vordem Verkauf, um die Produktakzeptanz bei neuen und bestehenden Kunden zufördern
• Beantwortung und Bearbeitung aller eingehenden Anfragen per E-Mail und Telefon, freundliche,professionelle und zeitnahe Erledigung der Anfragen
• Protokollieren, Verfolgen und Nachverfolgen von Kundeninteraktionen
• Aufbau und Entwicklung eines eigenen Kundenstammes
• Koordinieren Sie sich mit internen und externen technischen Ressourcen, um spezifische Kundenanfragen, Anwendungen und die rechtzeitige Lösung vonWorkflow-Herausforderungen zu unterstützen

• Sie verfügen überfließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie sind sicher inder Anwendung der gängigen MS-Office-Programme
• Sie arbeiten selbständig, strukturiert und sorgfältig
• Sie kommunizieren gern und haben Freude an der Arbeit im Team
• Sie bringen einehohe Servicementalität mit
• Gute Präsentationsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick
• Master oder höherer Abschluss in Naturwissenschaften mit Schwerpunkt Biowissenschaften